Este flujo de email registrado simple permite el envío información sin adjuntos directamente a un buzón de correo de uno o varios destinatarios, con la constatación fehaciente tanto del envío como de su recepción.
Lectura del contenido desde el propio buzón de correo del receptor.
El receptor recibirá la comunicación y su contenido directamente en su buzón de correo sin tener que acceder al sistema mediante un enlace.
Registro del envío y su recepción.
Con este flujo se obtendrán resguardos que acrediten cuándo se realizó el envío y todas aquellas reiteraciones que se hayan establecido y cuándo el destinatario lo recibe en su buzón.
Este esquema general del flujo muestra el orden consecutivo de cada uno de los hitos posibles en la ruta de la comunicación, desde la configuración del mensaje por parte del emisor, pasando por los posibles avisos de certificación del envío, hasta la entrega en el buzón de correo del destinatario.
Redacción y composición del envío.
La composición de un email registrado simple es tan sencilla y rápida como redactar un email convencional. Desde la sección de redacción del sistema, seleccionaremos en el menú la opción de email registrado e incluiremos el o los destinatarios, el asunto y el cuerpo de mensaje.
Emisión del envio y opciones.
El proceso de envío se realiza a las direcciones de email seleccionadas, existiendo la posibilidad de programar el día y la hora de la comunicación en el caso de envíos masivos (Lotes). El Sistema permite además, seleccionar el número de reiteraciones que se enviarán y cuándo
Características y funcionalidades de esta parte del flujo:
Imposición del envío.
Se graba automáticamente en un resguardo cuándo el emisor deposita una comunicación en el Sistema para ser enviada.
Canal seleccionado email.
Se graba en un resguardo, según el canal seleccionado (email registrado, certificado y/o sms), el momento en que el sistema envía al destinatario la comunicación, al igual que todas las reiteraciones.
Tickets para esta parte del flujo:
La trazabilidad de un email registrado simple termina cuándo el destinatario recibe la comunicación en su buzón de correo. En esta parte del flujo la Plataforma registra:
Ticket de entrega en buzón.
Se genera en el momento en el que el destinatario recibe la comunicación y el contenido en su buzón de correo electrónico.
Ticket de desconocido.
Si no hay éxito al entregar la comunicación en el buzón del destinatario, se cierra el proceso. (por un error en la dirección, fallos en el servidor de correo del destinatario, etc.).
Todos los datos de la comunicación, incluyendo mensajes, contenido y resguardos permanecen registrados en los servidores de Confirmsign durante un mínimo de 5 años, quedando a disposición de las partes para su consulta.
Mediante la descarga en PDF del cfsData correspondiente, y accediendo a la plataforma Verify, es posible comprobar (tanto desde la web como desde un dispositivo móvil) la autenticidad e integridad de los datos, asegurando que estos no han sido alterados por ninguna de las partes.
Adicionalmente, a requerimiento de cualquiera de las partes, existe la posibilidad de solicitar la correspondiente acta notarial del contenido de la comunicación, de cara a la toma de acciones pertinentes.
