Este flujo permite el envío información y documentos adjuntos para su descarga. El destinatario o destinatarios recibirán directamente en su buzón de correo la comunicación y su contenido mientras que el acceso a los documentos adjuntos se realizará mediante un enlace y a través de la Plataforma Confirmsign.
Control de envío y recepción en el buzón del destinatario.
Se obtendrán resguardos que acrediten cuándo se realizó el envío así como todas aquellas reiteraciones que se hayan establecido y cuándo el destinatario lo recibe en su buzón.
Descarga de documentos adjuntos.
En el email registrado simple con adjuntos se graba únicamente la actividad del destinatario referida a la documentación anexada, registrándose el momento en el que realiza descarga.
El esquema general del flujo muestra el orden consecutivo de cada uno de los pasos posibles en la ruta de la comunicación, desde la configuración del mensaje por parte del receptor, pasando por los posibles avisos de certificación del envío, hasta los posibles avisos de las acciones del receptor.
Redacción y composición del envío.
La composición de un email registrado simple con adjuntos es tan sencilla y rápida como redactar un email convencional. Desde la sección de redacción del sistema, seleccionaremos en el menú la opción de email registrado e incluiremos el o los destinatarios, el asunto y el cuerpo de mensaje.
Para incluir los archivos adjuntos bastará con cargar los archivos al sistema desde esta misma sección.
Características y funcionalidades de esta parte del flujo:
Envío de documentos adjuntos.
El flujo permite la inclusión de documentos adjuntos en cualquier formato hasta un máximo de 10 Mb por archivo.
Emisión del envio y opciones.
El proceso de envío se realiza a las direcciones de email seleccionadas, existiendo la posibilidad de programar el día y la hora de la comunicación en el caso de envíos masivos (Lotes). El Sistema permite además, seleccionar el número de reiteraciones que se enviarán y cuándo
Características y funcionalidades de esta parte del flujo:
Imposición del envío.
Se graba automáticamente en un resguardo cuando el emisor deposita una comunicación en el Sistema para ser enviada.
Canal seleccionado email.
Se graba en un resguardo, según el canal seleccionado (email registrado, certificado y/o sms), el momento en que el sistema envía al destinatario la comunicación, al igual que todas las reiteraciones que se hayan programado.
Tickets para esta parte del flujo:
En este tipo de flujos la trazabilidad determina cuándo el destinatario recibe la comunicación en su buzón de correo y en el caso de no acceder a los archivos adjuntos, un ticket de rehusado. En esta parte del flujo se obiene:
Ticket de entrega en buzón.
Se genera en el momento en el que el destinatario recibe la comunicación y su contenido junto con el link para descarga de adjuntos en su buzón de correo electrónico.
Ticket de rehusado.
Se genera automáticamente si el destinatario no ha accedido a la descarga de los archivos adjuntos pasados 5 días desde la última reiteración del envío. Cierra el acceso a la comunicación por parte del destinatario.
Ticket de desconocido.
Si no hay éxito al entregar la comunicación en el buzón del destinatario, se cierra el proceso. (por un error en la dirección, fallos en el servidor de correo del destinatario, etc.).
Acceso a la comunicación y actividad del receptor.
Al tratarse de un correo registrado, el receptor accede al contenido directamente desde buzón de email, por lo cual no se obtiene confirmación de lectura de esta comunicación. Sin embargo sí se registra por que se accede a través del Sistema Confirmsign.
Tickets para esta parte del flujo:
Ticket descarga de adjuntos.
Se genera en el momento en el que el destinatario descarga cada uno de los ficheros adjuntos al mensaje. Constata fecha, hora local y GMT, sistema operativo, IP y navegador utilizado.
Todos los datos de la comunicación, incluyendo mensajes, adjuntos, respuestas y tickets de certificación de las acciones permanecen registrados en los servidores de Confirmsign durante un mínimo de 5 años, quedando a disposición de las partes para su consulta.
Mediante la descarga en PDF del cfsData correspondiente, y accediendo a la plataforma Verify, es posible comprobar (tanto desde la web como desde un dispositivo móvil) la autenticidad e integridad de los datos, asegurando que estos no han sido alterados por ninguna de las partes.
Adicionalmente, a requerimiento de cualquiera de las partes, existe la posibilidad de solicitar la correspondiente acta notarial del contenido de la comunicación, de cara a la toma de acciones pertinentes.
