En este flujo Confirmsign permite el envío para firma de contratos sin documentación anexa mediante la inclusión de una pasarela de contratos con botones de acepto y rechazo.
Control de envío y recepción en el buzón del destinatario.
Se obtendrán resguardos que acrediten cuándo se realizó el envío así como todas aquellas reiteraciones que se hayan establecido y cuándo el destinatario lo recibe en su buzón.
Agilidad para la firma de contratos.
La pasarela de contratos, con los botones de acepto y rechazo, posibilta la firma ágil de contratos, gozando de validez legal plena.
Este esquema general del flujo muestra el orden consecutivo de cada uno de los hitos posibles en la ruta de la comunicación, desde la configuración del mensaje por parte del emisor, pasando por los posibles avisos de certificación del envío, hasta la entrega en el buzón de la comunicación y la aceptación o rechazo de su contenido.
Redacción y composición del envío.
La composición de un email registrado sin adjuntos con pasarela de contratos se realiza desde el área de redacción del Sistema al igual que un email convencional, incluyendo destinatario o destinatarios, asunto y el cuerpo del mensaje.
Del mismo modo, desde esta sección se podrán incluir los botones de acepto y rechazo, en los que se podrá personalizar el texto de la llamada a la acción con la respuesta requerida a la comunicación.
Características y funcionalidades de esta parte del flujo:
Pasarela de contratos con botones de respuesta personalizables.
Los botones de acepto/rechazo pueden personalizarse con el contenido de la respuesta deseada, permitiendo agilizar la contratación o aceptación de condiciones de forma simple, en un solo click, por parte del receptor.
Emisión del envio y opciones.
El proceso de envío se realiza a las direcciones de email seleccionadas, existiendo la posibilidad de programar el día y la hora de la comunicación en el caso de envíos masivos (Lotes). El Sistema permite además, seleccionar el número de reiteraciones que se enviarán y cuándo.
Características y funcionalidades de esta parte del flujo:
Imposición del envío.
Se graba automáticamente en un resguardo cuando el emisor deposita una comunicación en el Sistema para ser enviada.
Canal seleccionado email.
Se graba en un resguardo, según el canal seleccionado (email registrado, certificado y/o sms), el momento en que el sistema envía al destinatario la comunicación, al igual que todas las reiteraciones que se hayan programado.
Tickets para esta parte del flujo:
En este tipo de flujos la trazabilidad determina cuándo el destinatario recibe la comunicación en su buzón de correo y en el caso realizar ninguna acción con la pasarela de contratos, un ticket de rehusado. En esta parte del flujo se obiene:
Ticket de entrega en buzón.
Se genera en el momento en el que el destinatario recibe la comunicación y su contenido junto con el link para descarga de adjuntos en su buzón de correo electrónico.
Ticket de conformidad.
Se genera en el momento en el que el destinatario acepta o rechaza el contenido de la comunicación, o selecciona una de las opciones de respuesta personalizadas.
En el caso de rechazo o respuesta negativa, permite al receptor emitir una respuesta de justificación.
Ticket de desconocido.
Si no hay éxito al entregar la comunicación en el buzón del destinatario, se cierra el proceso. (por un error en la dirección, fallos en el servidor de correo del destinatario, etc.).
Ticket de rehusado.
Se genera automáticamente si el destinatario no ha accedido a la descarga de los archivos adjuntos pasados 5 días desde la última reiteración del envío.
Cierra el acceso a la comunicación por parte del destinatario.
Acceso a la comunicación y actividad del receptor.
Al tratarse de un correo registrado, el receptor accede al contenido directamente desde su buzón de correo electrónico, por lo que no se obtienen resguardos de lectura.
Sin embargo, la respuesta que se obtiene a través de la pasarela de contratos (botones de acepto y rechazo) cuando el destinatario realiza una acción sobre ellos, se realiza a través de la Plataforma Confirmsign, registrándose la actividad en este punto.
Tickets para esta parte del flujo:
Ticket de conformidad.
Se genera en el momento en el que el destinatario realiza la acción de aceptar o rechazar la comunicación a través de los botones de la pasarela de contratos. Constata fecha, hora local y GMT, sistema operativo, IP y navegador utilizado.
Todos los datos de la comunicación, incluyendo mensajes, adjuntos, respuestas y tickets de certificación de las acciones permanecen registrados en los servidores de Confirmsign durante un mínimo de 5 años, quedando a disposición de las partes para su consulta.
Mediante la descarga en PDF del cfsData correspondiente, y accediendo a la plataforma Verify, es posible comprobar (tanto desde la web como desde un dispositivo móvil) la autenticidad e integridad de los datos, asegurando que estos no han sido alterados por ninguna de las partes.
Adicionalmente, a requerimiento de cualquiera de las partes, existe la posibilidad de solicitar la correspondiente acta notarial del contenido de la comunicación, de cara a la toma de acciones pertinentes.
