Este flujo del Sistema Confirmsign permite el envío de comunicaciones con certificación de ficheros adjuntos y lectura.
Certificación de inalterabilidad de ficheros
Los ficheros adjuntos enviados quedan estampados con el código CRC que garantizan su posterior consulta y garantizan la inalterabilidad de contenido.
Certificación de entrega de documentos.
Se pone a disposición del destinatario los contenidos de los ficheros dejando constancia del contenido y de la lectura y descarga de los mismos.
El esquema general del flujo muestra el orden consecutivo de cada uno de los pasos posibles en la ruta de la comunicación, desde la configuración del mensaje por parte del receptor, pasando por los posibles avisos de certificación del envío, hasta los posibles avisos de las acciones del receptor.
Redacción y composición del envío.
Atendiendo a la naturaleza heterogénea de este tipo de comunicaciones, la composición del envío en este flujo permite varias opciones: el envío de archivos adjuntos, las respuestas personalizadas, la edición avanzada de formularios y la configuración de una pasarela de pagos.
Características y funcionalidades de esta parte del flujo:
Envío de documentos adjuntos.
El flujo permite la inclusión de documentos adjuntos en cualquier formato hasta un máximo de 10 Mb por archivo.
Se permite, asimismo, activar la posibilidad de que el receptor suba archivos propios como parte de la respuesta.
Emisión del envio y opciones.
El proceso de envío se realiza a las direcciones de email seleccionadas, existiendo la posibilidad de programar el día y la hora de la comunicación. El sistema permite seleccionar el número de alertas que el receptor recibe en su correo, emitiendo avisos (tickets de certificación) tanto de acceso al contenido como de descarga de adjuntos. En el caso de que el destinatario no acceda a la comunicación en el plazo estimado, se emite un ticket de rehusado.
Características y funcionalidades de esta parte del flujo:
Envío programado.
Cuando se seleccionan la función de envíos masivos, es posible programar la fecha y la hora de la comunicación.
Canal eMail.
Las comunicaciones se envían a direcciones de correo electrónico, existiendo dos modalidades de entrega:
-Correo registrado: entregando el 100% del contenido en el buzón del destinatario.
-Correo certificado: enviando al buzón del destinatario un enlace para la lectura de los contenidos.
Tickets para esta parte del flujo:
Ticket de entrega en buzón.
Se genera en el momento en el que el destinatario recibe el aviso de la comunicación, aún sin haber accedido al contenido de la comunicación.
Ticket de rehusado.
Se genera automáticamente si el destinatario no ha accedido a la lectura de la comunicación pasados 5 días desde la última notificación de envío. Cierra el acceso a la comunicación por parte del destinatario.
Ticket de desconocido.
Se genera si no hay éxito al entregar el aviso al destinatario en la cuenta de correo designada, cerrando el proceso.
Puede deberse a que la cuenta del destinatario no esté operativa en el momento del envío, o bien que esa cuenta no sea válida. Para evitar en lo posible este último caso, el Sistema Confirmsign verifica por defecto la validez de las direcciones de destinatario especificadas.
Acceso a la comunicación y actividad del receptor.
Una vez el receptor accede al contenido de la comunicación e interactúa con ella, se generan tickets que certifican el total de su actividad. Lectura y descarga de ficheros quedan también certificados, constatándose así la totalidad del proceso de notificación.
Tickets para esta parte del flujo:
Ticket de lectura.
Se genera en el momento en el que el destinatario accede a la lectura de los contenidos a través del botón “Ver mensaje”.
Constata:
- Fecha. Hora local y GMT
- Sistema Operativo.
- I.P.
- Navegador.
Ticket descarga de adjuntos.
Se genera en el momento en el que el destinatario descarga cada uno de los ficheros adjuntos al mensaje.
Constata:
- Fecha, hora local y GMT.
- Sistema Operativo.
- IP.
- Navegador
Todos los datos de la comunicación, incluyendo mensajes, adjuntos, respuestas y tickets de certificación de las acciones permanecen registrados en los servidores de Confirmsign durante un mínimo de 5 años, quedando a disposición de las partes para su consulta.
Mediante la descarga en PDF del cfsData correspondiente, y accediendo a la plataforma Verify, es posible comprobar (tanto desde la web como desde un dispositivo móvil) la autenticidad e integridad de los datos, asegurando que estos no han sido alterados por ninguna de las partes.
